Plan2Ship

Datenschutzerklärung

Stand: 23. Oktober 2026 · English version

Diese Erklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten Plan2Ship (der Planer unter app.plan2ship.com, seine Apps für Windows und Android und diese Website) verarbeitet, wozu, und welche Rechte Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben.

1. Verantwortlicher

Vladislav Förster
Markgrafenstr. 74
81827 München, Deutschland
E-Mail: support@plan2ship.com

Ich bin nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Fragen zu Ihren Daten und Anträge auf Auskunft, Löschung oder Widerspruch richten Sie am besten an privacy@plan2ship.com.

2. Kurz gesagt

3. Was verarbeitet wird, wozu und auf welcher Rechtsgrundlage

Ihr Konto

Bei der ersten Anmeldung speichert der Server, wie Sie sich angemeldet haben: bei einem Google-, Microsoft- oder GitHub-Konto dessen Kennung, Namen und E-Mail-Adresse, bei einem Google- oder GitHub-Konto auch das Profilbild; bei einem Code per E-Mail Ihre E-Mail-Adresse. Eine Anmeldeart, die Sie später in den Einstellungen hinzufügen, wird ebenso gespeichert. Solange eines dieser Konten Ihre einzige Anmeldeart ist, wird Ihre E-Mail-Adresse bei jeder Anmeldung von ihm übernommen; sonst ändern Sie sie in den Einstellungen, bestätigt durch einen Code an die neue Adresse. Den Namen, den andere sehen, können Sie in den Einstellungen ändern; es muss nicht Ihr echter Name sein. Außerdem speichert der Server, welchen Tarif Ihr Konto hat, wie viel Speicher Ihre Projekte belegen und wann Sie mit der Anmeldung die Nutzungsbedingungen angenommen haben und welche Fassung. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Anmeldung mit einem Code per E-Mail

Wenn Sie einen Anmeldecode anfordern, hält der Server die eingegebene Adresse und einen sechsstelligen Code zehn Minuten lang im Arbeitsspeicher und schickt den Code per E-Mail an diese Adresse. Meldet sich ein Konto hier nur auf andere Weise an, bekommt diese Adresse statt eines Codes einen Hinweis darauf. Um Missbrauch zu begrenzen, hält der Server außerdem eine Stunde lang im Arbeitsspeicher, wie viele Codes jede Adresse bekommen hat; Varianten einer Adresse werden dabei zusammengezählt. Gespeichert wird davon nichts. Dasselbe geschieht, wenn Sie in den Einstellungen die Anmeldung per Code einschalten oder dort zu einer neuen E-Mail-Adresse wechseln; dann geht der Code an die neue Adresse. Jeder kann jede Adresse eingeben, deshalb steht in der E-Mail, dass Sie sie ignorieren können, wenn Sie nichts angefordert haben. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Hat jemand anderes Ihre Adresse eingegeben: mein berechtigtes Interesse daran, dass sich mit einem Postfach nur anmelden kann, wer es liest (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Anmeldung mit Microsoft oder GitHub (wo angeboten)

Wenn Sie sich mit Microsoft oder GitHub anmelden, öffnet sich deren Anmeldeseite in Ihrem Browser, und sie erfahren, dass Sie sich bei Plan2Ship anmelden. Der Server erhält dann von ihnen Kennung, Namen und E-Mail-Adresse Ihres Kontos, von GitHub auch die Adresse Ihres Profilbilds, und speichert sie wie oben beschrieben. Bis Ihr Browser zurückkommt, hält der Server ihre Bestätigung höchstens zwei Minuten im Arbeitsspeicher. Er nutzt sie einmal und behält keinen Zugriff auf Ihr Microsoft- oder GitHub-Konto. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung, auf Ihren Wunsch (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Ihre Projekte

Alles, was Sie in ein Projekt eingeben, wird gespeichert, damit Sie und die anderen Mitglieder damit arbeiten können: Aufgaben mit ihren Unteraufgaben und Gruppen, Nachrichten und Erwähnungen, das Design-Dokument und Kommentare dazu, Whiteboards, Bilder und erfasste Stunden. Ebenso Mitgliedschaften, Einladungen, die Aufgaben, die Sie beobachten, und Ihre Benachrichtigungen. Standort-, Kamera- und andere Metadaten werden beim Hochladen aus jedem Bild entfernt; nur die Ausrichtung eines Fotos bleibt. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Wer gerade woran arbeitet

Damit sich Teammitglieder nicht gegenseitig überschreiben, sehen die anderen Mitglieder eines Projekts, auch Betrachter, Ihren Namen an einer Aufgabe, solange Sie sie geöffnet haben, auf dem Board und im Formular der Aufgabe. Solange Sie ein Whiteboard geöffnet haben, sehen die anderen, die es geöffnet haben, Ihren Mauszeiger mit Ihrem Namen und auf welcher Seite Sie sind. Der Server reicht das nur weiter und hält im Arbeitsspeicher, wer welche Aufgabe geöffnet hat. Gespeichert wird nichts, und es verschwindet, sobald Sie die Aufgabe oder das Whiteboard schließen oder die Verbindung abbricht. Diese Funktion ist immer an und lässt sich nicht abschalten. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wo ein Team Plan2Ship für seine Arbeit nutzt, zusätzlich das berechtigte Interesse an konfliktfreier Zusammenarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

E-Mail-Benachrichtigungen

Wenn Sie es in den Einstellungen einschalten, bekommen Sie eine E-Mail, wenn Sie jemand erwähnt oder sich eine Aufgabe ändert, die Sie beobachten. Bis Sie es einschalten, ist es aus, und Sie können es jederzeit wieder ausschalten. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

E-Mails zu Ihrem Konto und Ihren Projekten

Manche E-Mails sind keine Einstellung, weil jede auf etwas folgt, das jemand getan hat: eine Begrüßung bei Ihrer ersten Anmeldung, ein Hinweis, wenn ein Inhaber Sie aus einem Projekt entfernt, Sie zum Inhaber macht oder ein Projekt löscht, in dem Sie sind (mit dem Namen des Projekts und des Inhabers), ein Hinweis, wenn jemand eine Einladung von Ihnen beantwortet (mit seinem Namen), und eine Bestätigung an Ihre Adresse, wenn Ihr Konto gelöscht wird. Für diese letzte wird Ihre Adresse nur im Arbeitsspeicher gehalten, bis die E-Mail verschickt ist. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Einladungen

Ein Projektinhaber kann jeden per E-Mail-Adresse einladen, ob er Plan2Ship schon benutzt hat oder nicht. Die Adresse, die angebotene Rolle, wer eingeladen hat und wann werden gespeichert, bis die Einladung beantwortet oder zurückgezogen ist, und an die Adresse geht eine E-Mail mit dem Namen des Inhabers und des Projekts. Wer eingeladen wird und sich nie anmeldet, bekommt nichts weiter, außer er wird erneut eingeladen. Wer sich mit dieser Adresse anmeldet, dem gehört die Einladung. Um Missbrauch zu begrenzen, hält der Server die Nutzer-ID des Inhabers und die eingeladene Adresse bis zu einen Tag im Arbeitsspeicher und schickt jeder Adresse höchstens drei Einladungen am Tag. Rechtsgrundlage: das berechtigte Interesse des Inhabers, die Menschen einzuladen, mit denen er arbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Google-Kalender-Abgleich (optional)

Wenn Sie Ihren Google-Kalender verbinden, werden die Ihnen zugewiesenen Aufgaben mit Datum in einen Kalender geschrieben, den Plan2Ship in Ihrem Google-Konto anlegt, und Änderungen, die Sie dort machen, werden zurückgelesen. Der Server bewahrt Googles Zugriffsfreigabe verschlüsselt auf, bis Sie die Verbindung trennen. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung, auf Ihren Wunsch (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Import aus Figma oder Miro (optional)

Wenn Sie eine Figma-Datei oder ein Miro-Board auf ein Whiteboard importieren und das im eigenen Fenster von Figma oder Miro erlauben, liest der Server die verlinkte Datei oder das Board. Er speichert die Bilder im Projekt und gibt den Rest an Ihren Browser weiter, der ihn auf das Whiteboard setzt. Die Zugriffsfreigabe wird für diesen einen Import genutzt, höchstens drei Minuten im Arbeitsspeicher gehalten und nie gespeichert oder protokolliert. Plan2Ship behält keine Verbindung zu Ihrem Figma- oder Miro-Konto, auch wenn diese Dienste die App als berechtigt anzeigen, bis Sie sie dort entfernen. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung, auf Ihren Wunsch (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Gemini (optional)

Wenn Sie Gemini bitten, einen Whiteboard-Abschnitt zusammenzufassen oder Aufgaben für einen Abschnitt des Design-Dokuments vorzuschlagen, schickt der Server Google den betreffenden Text. Das sind die Notizen im Whiteboard-Abschnitt oder Titel und Text des Abschnitts, dazu die Namen der Disziplinen des Projekts. Die Antwort geht an Sie zurück, und gespeichert wird erst, wenn Sie es wollen. Dieser Text kann enthalten, was Ihre Teammitglieder geschrieben haben. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung, auf Ihren Wunsch (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Haben Sie keinen eigenen Schlüssel gespeichert, geht die Anfrage mit dem bezahlten Schlüssel von Plan2Ship hinaus. Für diese Anfragen handelt Google als mein Auftragsverarbeiter: Google nutzt den Text nicht zur Verbesserung seiner Produkte und bewahrt ihn nur begrenzte Zeit auf, um Missbrauch zu erkennen. Die Anfrage wird auf Ihr monatliches Kontingent angerechnet: Der Server speichert, wie viele Anfragen Sie in diesem Monat gestellt haben (nur die Zahl des laufenden Monats), bis Sie Ihr Konto löschen.

Speichern Sie in den Einstellungen Ihren eigenen Gemini-API-Schlüssel, gehen die Anfragen stattdessen mit Ihrem Schlüssel hinaus und werden nicht gezählt. Ihr Schlüssel wird verschlüsselt gespeichert, bis Sie ihn entfernen oder Ihr Konto löschen. Es gelten Googles Bedingungen für Ihren Schlüssel; bei einem unbezahlten Schlüssel darf Google den gesendeten Text zur Verbesserung seiner Produkte nutzen.

Zugang anfragen

Wenn Sie auf „Request access“ drücken, werden mir der Name, die E-Mail-Adresse und die Kennung Ihres Google-Kontos sowie die Angabe, ob Sie hier schon ein Konto haben, per E-Mail geschickt, damit ich über Ihre Anfrage entscheiden kann. Rechtsgrundlage: vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Feedback

Wenn Sie über die Kopfzeile der App Feedback senden, werden mir Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Benutzerkennung, die Ansicht, in der Sie waren, und Ihr Text per E-Mail geschickt. Plan2Ship behält keine Kopie. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Dienstes und daran, Ihnen zu antworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Meldungen rechtswidriger Inhalte

Wenn Sie einen Inhalt als rechtswidrig melden (Inhalte melden), bewahre ich Ihre E-Mail mit Ihrem Text und Ihren Anhängen, meine Antworten und meine Entscheidung auf. Eine Meldung betrifft meist auch die Person, die den Inhalt gespeichert hat, und jeden, den er zeigt. Sperre oder entferne ich einen Inhalt, teile ich der Person, die ihn gespeichert hat, mit, was geschehen ist und warum; das wird ebenso aufbewahrt. Ihr Name wird ihr nur genannt, wenn das für die Entscheidung nötig ist, etwa bei einer Urheberrechtsverletzung. Begründet eine Meldung den Verdacht einer Straftat, die das Leben oder die Sicherheit eines Menschen bedroht, wird sie an die zuständigen Behörden weitergegeben. Rechtsgrundlage: meine Pflichten nach dem Digital Services Act (Art. 16 bis 18 DSA, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Sicherheit und Missbrauchsschutz

Um wiederholte Anmelde-, Upload-, Import-, Export- und ähnliche Versuche zu begrenzen, zählt der Server Anfragen je IP-Adresse eine Minute lang im Arbeitsspeicher. Um Wiederholungen zu begrenzen, hält er außerdem eine Stunde lang die Google-Kontokennung von jemandem, der Zugang angefragt hat, und die Benutzerkennung von jemandem, der Feedback gesendet hat, im Arbeitsspeicher, und zehn Minuten lang die Benutzerkennung von jemandem, der Gemini gefragt hat. Nichts davon wird gespeichert.

Die Protokolle des Servers nennen Personen über ihre Benutzerkennung, nicht über Namen oder E-Mail-Adresse. Eine Ausnahme: Kann eine E-Mail nicht zugestellt werden, wird die Fehlermeldung des Mailservers unverändert protokolliert, und sie enthält oft die Adresse des Empfängers. Der Webserver protokolliert gewöhnliche Anfragen nicht. Fehlgeschlagene Anfragen protokolliert er mit IP-Adresse, Browser (User-Agent) und der angefragten Adresse. Ist das die Echtzeitverbindung, enthält die Adresse ein Anmeldetoken, das höchstens 15 Minuten gültig ist.

Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionierenden Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Sicherungen

Die Datenbank wird täglich und vor jedem Update gesichert, damit sich Daten nach einem Ausfall wiederherstellen lassen. Eine Kopie jeder Sicherung wird außerdem auf ein eigenes Speichergerät in Deutschland übertragen, damit ein Ausfall des Servers die Sicherungen nicht mitnimmt. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse daran, Ihre Daten nicht zu verlieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Nach dem Löschen eines Kontos werden seine Benutzerkennung und der Zeitpunkt der Löschung festgehalten. Muss einmal eine Sicherung wiederhergestellt werden, sorgt dieser Eintrag dafür, dass das gelöschte Konto erneut gelöscht wird (Art. 17 und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Er enthält weder Namen noch E-Mail-Adresse.

4. Wer Ihre Daten erhält

Ihre Daten werden nicht verkauft und nicht für Werbung genutzt.

5. Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Google kann Daten über die Google LLC in den USA verarbeiten, Microsoft über die Microsoft Corporation. GitHub, Inc., Figma, Inc. und RealtimeBoard, Inc. (Miro) sitzen in den USA. Diese Übermittlungen stützen sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), unter dem diese Unternehmen zertifiziert sind. Andernfalls stützen sie sich auf die Standardvertragsklauseln der Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

6. Wie lange gespeichert wird

7. Speicherung auf Ihrem Gerät

Plan2Ship setzt keine Cookies und betreibt weder Tracking noch Analyse. Im lokalen Speicher Ihres Browsers hält die App Ihre Anmeldetokens und funktionale Einstellungen. Die Einstellungen sind das Farbschema, Anzeigeeinstellungen, wo Sie zuletzt in der App waren, letzte Filter, der Fortschritt der Einführungstour, eingeklappte Abschnitte des Design-Dokuments, die Lage von Seitenleisten und Exportoptionen für Whiteboards. Beim Abmelden werden die Tokens und alles, was zu Ihrem Konto gehört, entfernt; die Einstellungen des Geräts bleiben. Während Sie sich mit Microsoft oder GitHub anmelden, hält der Browser-Tab einen einmaligen Wert in seinem Sitzungsspeicher (Session Storage), damit er die Anmeldung abschließen kann, wenn er zurückkommt; danach wird er entfernt. Diese Speicherung ist für den von Ihnen gewünschten Dienst nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Solange die Seite offen ist, fragt sie den Server alle paar Minuten, welche Version er gerade ausführt, damit sie nach einem Update die neue laden kann. Googles Anmeldeskript wird auf der Anmeldeseite geladen, und in den Einstellungen, wenn der Kalender-Abgleich verfügbar ist. Solange es geladen ist, gelten Googles eigene Bedingungen und Cookies. Diese Website selbst führt kein Skript aus.

8. Die Apps für Windows und Android

Plan2Ship gibt es auch als App für Windows und für Android. Die Apps zeigen denselben Planer und arbeiten mit demselben Server, daher gilt alles oben Gesagte auch für sie. Dieser Abschnitt beschreibt, was anders ist.

Wie Sie die App erhalten

Die Android-App wird bei Google Play angeboten, und beide Apps lassen sich auch als Installationsdatei herunterladen. Wenn Sie über Google Play installieren, verarbeitet Google Ihr Google-Konto und die Installation nach seinen eigenen Bedingungen, wie bei jeder App aus Google Play. Google stellt mir Statistiken über die App bereit, etwa die Zahl der Installationen und Abstürze und auf welchen Gerätemodellen und Android-Versionen sie läuft; daraus erfahre ich nicht, wer Sie sind. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an einer funktionierenden App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Apps selbst enthalten keine Absturzberichte, keine Analyse und keine Werbung.

Anmeldung

Die Apps laden Googles Anmeldeskript nicht. Die Windows-App öffnet Googles Anmeldeseite in Ihrem Webbrowser und kehrt nach der Anmeldung von selbst zur App zurück. Die Android-App fragt Android über die Google-Play-Dienste nach den Google-Konten auf Ihrem Telefon, und Sie wählen eines aus. Google gibt der App dann eine Bestätigung dieses Kontos für Plan2Ship, die die App wie die Website an den Server schickt. Wenn Sie sich abmelden, weist die App Android außerdem an, das gewählte Konto zu vergessen, sodass die nächste Anmeldung wieder fragt.

In beiden Apps können Sie sich auch, wie auf der Website, mit einem Code per E-Mail anmelden. Microsoft und GitHub öffnen, wo angeboten, ihre Anmeldeseite in Ihrem Browser. Zur Windows-App kommen Sie zurück wie von Google. Zur Android-App kommen Sie über einen Link auf app.plan2ship.com zurück, den Android nur in Plan2Ship öffnet, weil die Website die App als Inhaberin dieses Links nennt.

Speicherung auf Ihrem Computer oder Telefon

Die Apps halten die in Abschnitt 7 beschriebenen Anmeldetokens und Einstellungen statt in einem Browser im eigenen Speicher der App auf Ihrem Computer oder Telefon. Die Windows-App hält außerdem die Adresse des gewählten Servers sowie Größe und Lage ihres Fensters. Der Speicher der Android-App ist von Androids Sicherungen und von der Übertragung auf ein neues Telefon ausgenommen; nach einer Übertragung melden Sie sich also neu an. Die Apps fragen den Server nicht, welche Version er ausführt: Eine App ändert sich erst, wenn Sie eine neuere installieren. Diese Speicherung ist für den von Ihnen gewünschten Dienst nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Links, Exporte und die Website

Links zu anderen Websites öffnen sich im Browser Ihres Geräts. Exporte öffnen den Speichern-Dialog Ihres Geräts und werden dort gespeichert, wo Sie es wählen; der Server behält keine Kopie. Den Google Kalender verbinden und Zugang anfragen tun Sie auf der Website, in Ihrem Browser.

9. Exporte und Importe

PDF- und Word-Exporte des Design-Dokuments und PNG-, JPEG- oder PDF-Exporte eines Whiteboards erstellt Ihr Browser und speichert sie auf Ihrem Gerät. Der Server behält keine Kopie. Auch ein Word-Import wird in Ihrem Browser gelesen. Die .docx-Datei selbst wird nicht hochgeladen, aber die daraus übernommenen Abschnitte (Titel, Text und Bilder) werden wie jeder andere Abschnitt im Projekt gespeichert.

10. Kommentare auf Whiteboards

Der Name des Verfassers eines Whiteboard-Kommentars ist Teil des Whiteboards selbst, das der Server weder lesen noch ändern kann. Er bleibt deshalb erhalten, wenn das Konto des Verfassers gelöscht wird.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht,

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Wo eine Verarbeitung auf berechtigtem Interesse beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. f), können Sie ihr jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

Vieles davon können Sie selbst in der App erledigen:

Für alles andere schreiben Sie an privacy@plan2ship.com.

12. Beschwerderecht

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Ihres Wohn- oder Arbeitsorts. Für mich zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht, Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.

13. Müssen Sie Ihre Daten angeben?

Um Plan2Ship zu nutzen, müssen Sie sich mit einem Google-Konto, einer E-Mail-Adresse, die den Code empfängt, oder, wo angeboten, einem Microsoft- oder GitHub-Konto anmelden. Ohne die oben genannten Kontodaten kann der Dienst nicht erbracht werden. Alles Weitere bleibt Ihnen überlassen. Es gibt keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling.

14. Änderungen

Diese Erklärung ändert sich, wenn Plan2Ship ändert, was es verarbeitet. Das Datum oben zeigt die aktuelle Fassung.